Een bedrijfsfeest organiseren lijkt simpel tot je eraan begint. Wie komt er, wat mag het kosten en hoe zorg je dat iedereen na een uur nog op de dansvloer staat? In dit stappenplan zet ik op een rij hoe je een personeelsfeest opbouwt waar collega's het maandag nog over hebben.
Bepaal eerst waarom je het feest geeft
Een bedankje na een goed jaar vraagt om een ander feest dan een jubileum of een kerstviering. Het doel bepaalt de toon, het budget en het programma. Schrijf het in één zin op, bijvoorbeeld: "We willen het team bedanken en de nieuwe collega's laten aansluiten." Elke keuze die je daarna maakt, toets je aan die zin.
Prik de datum vroeg
Vrijdagen en zaterdagen zijn het eerst bezet, en in december gaat dat nog sneller. Zowel locaties als artiesten zijn dan maanden vooruit volgeboekt. Kies daarom eerst je datum en stuur collega's een save the date zodra die vaststaat.
- Voor een feest in december begin je het liefst in het voorjaar.
- Een donderdag of een feest in januari geeft vaak meer keuze in locaties en artiesten.
- Check vakanties en drukke periodes binnen je eigen bedrijf.
Stel een realistisch budget vast
Verdeel je budget over vier posten: locatie, eten en drinken, entertainment en de rest zoals vervoer en aankleding. Houd een buffer van ongeveer tien procent aan voor onverwachte kosten. Geef je budget ook door aan je boekingskantoor. Dan krijg je voorstellen die passen, in plaats van een lijst waar je niets aan hebt.
Kies een locatie die bij je groep past
Let niet alleen op de sfeer, maar ook op de praktische kant:
- Capaciteit: past je groep er comfortabel in, ook op de dansvloer?
- Bereikbaarheid: parkeren, openbaar vervoer of een pendelbus.
- Geluid en eindtijd: mag er versterkte muziek en tot hoe laat?
- Techniek: is er een podium, genoeg stroom en ruimte voor op- en afbouw?
Een thema of juist niet
Een thema maakt de aankleding, de dresscode en de keuze voor een act makkelijker. Denk aan een foute party, een jaren 80-avond, een gala of een après-skifeest. Werkt jullie team liever zonder verkleedpartij, kies dan een sfeer in plaats van een thema, zoals "zomers en ontspannen". Meer ideeën vind je op onze pagina over een themafeest.
Regel entertainment dat bij je publiek past
Op een bedrijfsfeest staat een gemengd publiek: jong en oud, mensen die meteen dansen en mensen die eerst willen bijpraten. Bouw de avond daarom op in drie delen:
- Ontvangst en borrel: een akoestisch duo zoals Duo Kleur of een dj op laag volume. De muziek zet de toon zonder het gesprek over te nemen.
- Programma: een presentator zoals Jochem van Gelder houdt het tempo erin bij speeches, een prijsuitreiking of een terugblik.
- Feest: een feestact als Het Feestteam of een dj-act als Noise Cartel, met muziek die alle leeftijden kennen.
Twijfel je welke act past? Lees onze pagina over een artiest voor je bedrijfsfeest of vertel ons wie er komen.
Maak een draaiboek en wijs een aanspreekpunt aan
Zet in één document alle tijden, contactpersonen en technische afspraken. Wanneer gaan de deuren open, wanneer is de speech, wanneer start de act en hoe laat is het einde? Wijs één persoon aan die op de avond zelf beslist als er iets verschuift. Dat voorkomt dat de artiest, de locatie en de directeur elk een andere planning aanhouden.
Checklist bedrijfsfeest organiseren
- Doel van het feest in één zin
- Datum vastgelegd en save the date verstuurd
- Budget per post verdeeld, met buffer
- Locatie gecheckt op capaciteit, geluid, eindtijd en stroom
- Thema of sfeer gekozen
- Entertainment voor borrel, programma en feest geregeld
- Draaiboek gedeeld met locatie en artiesten
- Vervoer en eindtijd gecommuniceerd naar collega's
